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Reprise d'un historique des ventes/achats

La reprise de l'historique des ventes et/ou des achats consiste à créer des factures et des avoirs dans Business Central.

Que permet la reprise de l'historique ?

Il peut s'agir là de vous permettre de créer des écritures clients/fournisseurs et des écritures articles à des fins statistiques. Vous bénéficiez ainsi d'un historique que vous pouvez exploiter avec les outils standards de Business Central et Power BI.

Que ne permet pas la reprise de l'historique ?

Si vous utilisez Business Central comme logiciel de comptabilité, pensez à vous rendre dans les Paramètres transfert et cocher Ne pas créer les écritures comptables afin d'éviter que la reprise ne génère d'écritures clients, fournisseurs, comptables et TVA.

Cette reprise de données n'a pas non plus vocation à vous permettre de réimprimer les factures et les avoirs pour vos clients.

Vous ne pouvez pas non plus utiliser cette reprise pour des magasins utilisant la distribution avancée ou des articles nécessitant la saisie de lots/numéros de série.

Prérequis

La reprise d'historique revient généralement à enregistrer des écritures dans des périodes comptables clôturées. Business Central ne permet pas de comptabiliser dans des périodes comptables clôturées.

Ainsi, il est vivement recommandé de réaliser la reprise de données avant la création des premières Périodes comptables. Si vous avez déjà créé des périodes comptables, supprimez-les et recréez-les ensuite.

Comment est repris l'historique ?

Pour importer un historique des ventes ou des achats,

  1. Utilisez l'un des formats supportés pour remplir les tables En-tête document et Ligne document.

  2. Utilisez les règles de transformation pour adapter les données récupérées au format attendu par Business Central.

  3. Renseignez les Paramètres transferts afin d'indiquer :

    • N° client par défaut : utilisé si le client du document vente n'a pas été importé dans Business Central
    • N° fournisseur par défaut : utilisé si le fournisseur du document achat n'a pas été importé dans Business Central
    • N° article par défaut : utilisé si l'article de la ligne de document n'a pas été importé dans Business Central
    • N° article frais de port : si vous avez des frais de port dans vos documents, spécifie l'article de frais de port à utiliser pour les enregistrer
    • Code magasin par défaut : utilisé si le code magasin du document n'est pas connu

  4. Transférez les données. Cette opération créé des factures et avoirs vente ou bien des factures et avoirs d'achat.

  5. Contrôlez les documents créés.

Une fois les documents contrôlés (vous pouvez encore les supprimer pour les regénérer via un nouvel import), vous pouvez les valider :

  1. Dans les Paramètres transferts, cochez la case Valider les documents

  2. Transférez les données.

Le transfert va alors :

  • valider les documents créés par la reprise de données (il ne touche pas aux éventuels autres documents existants).
  • à l'issu de cette validation, les stocks sont compensés. C'est à dire qu'une écriture article est validée par article et par magasin afin d'annuler toutes les entrées/sorties de stock qui se sont produites au cours de la reprise de données.
  • vous serez invités à lettrer les documents clients (cf. Comment lettrer tous les documents clients ?) par l'enregistrement des paiements. Vous pouvez ignorer cette étape si vous souhaitez le faire ultérieurement ou pas du tout.
Important

Si vous validez les documents directement depuis une facture/avoir vente/achat, la compensation des stocks de fonctionnera pas. De même que le règlement automatique des ventes.

Comment lettrer tous les documents clients ?

Important

Cette étape est inutile si vous avez choisi de ne pas comptabiliser les écritures comptables.

Les factures et avoirs comptabilisés par la reprise de données ne font pas l'objet de l'enregistrement d'un paiement pour les lettrer. Si vous souhaitez valider un règlement pour tout ou partie des documents récupérés,

  1. Rendez-vous dans la page Enregistrer les paiements clients.
  2. Si vous ouvrez cette page pour la première fois, renseignez les informations de nom de feuille et de compte de contrepartie demandées.
  3. Cliquez sur l'action Cocher les lignes depuis la reprise de données. A ce stade, vous pourriez vouloir décocher certains documents toujours ouverts.
  4. Cliquez sur l'action Valider.

Comment lettrer tous les documents fournisseurs ?

Important

Cette étape est inutile si vous avez choisi de ne pas comptabiliser les écritures comptables.

Si vous souhaitez enregistrer un règlement pour les factures/avoirs d'achat,

  1. Rendez-vous dans la page Payer le fournisseur.
  2. Sélectionnez toutes les écritures avec un N° doc. externe commençant par DRCVG-
  3. Cliquez sur l'action Créer paiement.
  4. Validez ensuite la feuille paiement créée.