Acomptes primeur
Objectif de la fonctionnalité
La fonctionnalité d'acomptes primeur permet de planifier les encaissements et décaissements par échéances sur les commandes de vente et d'achat.
Chaque échéance contient une date, un pourcentage et un montant. Le suivi se fait ensuite avec le montant déjà comptabilisé, ce qui permet de distinguer les échéances non traitées, partiellement traitées et soldées.
L'objectif est de garder un planning d'acomptes cohérent avec la commande, tout en permettant des ajustements lorsque la situation évolue.
Paramétrer les échéances d'acompte
Les échéances se paramètrent dans la configuration primeur, par type (Vente ou Achat). Les échéances peuvent se paramétrer sur la campagne ou sur la mise en marché (c'est cette dernière qui a la priorité).
Pour chaque ligne, vous devez renseigner :
- une date d'échéance,
- un pourcentage d'acompte.
Le système contrôle que le total des pourcentages ne dépasse pas 100%.
Lors de la fermeture de la page de paramétrage, un avertissement s'affiche si le total est différent de 100%. Vous pouvez alors corriger ou confirmer la fermeture.
Note
Selon le paramètre de solution Exclure les lignes non article du calcul des acomptes primeur, les montants d'acompte sont calculés soit sur le total complet de la commande, soit uniquement sur les lignes de type Article.
Utiliser, générer et ajuster les échéances sur la commande
Sur une commande primeur, les échéances paramétrées sont proposées automatiquement. Vous pouvez ensuite ajuster les dates et les pourcentages selon vos besoins.
Le système applique des contrôles de cohérence:
- date d'échéance obligatoire,
- montant d'acompte non nul,
- pourcentage non nul,
- message d'avertissement si le total des acomptes n'est pas aligné avec le total de la commande.
Si une échéance est déjà utilisée, certaines modifications sont protégées:
- suppression interdite si un montant a déjà été comptabilisé,
- réduction du pourcentage interdite si un montant est déjà comptabilisé.
Le suivi du traitement se fait avec le montant comptabilisé. Une échéance peut rester partiellement soldée et être régénérée pour le solde restant.
L'action Générer acomptes crée les factures d'acompte sur les échéances sélectionnées. Si une échéance a déjà été entièrement comptabilisée, il n'est pas possible de re générer une facture acompte dessus. Un contrôle évite la validation d'une échéance si toutes les échéances antérieures n'ont pas encore été validées.
Si le montant de la commande évolue après création des échéances, les montants des échéances sont remis en cohérence automatiquement à l'ouverture de la page. Il vous sera alors possible d'utiliser l'action Générer facture d'acompte sur les échéances. Cette action permettra de générer une nouvelle facture d'acompte pour l'échéance mais uniquement pour le montant restant.
En cas d'avoir d'acompte validé, les échéances déjà marquées comme traitées sont réinitialisées pour permettre une nouvelle génération si nécessaire.
Instructions de mise
Si une facture d'acompte est générée sur une ligne d'article vrac, et que des instructions de mise sont ensuite enregistrées - transformant ainsi l'article vrac en article embouteillé -, les acomptes seront reventilées sur les nouvelles lignes d'articles embouteillés.