Gestion des commandes primeurs
La gestion des commandes primeurs comprend la création des commandes de vente et d'achat à partir des allocations, la gestion des échéances d'acomptes, et la génération des documents commerciaux (proforma et traites).
Créer les commandes depuis les allocations
Pour créer une commande primeur, sélectionner une ou plusieurs allocations pour lesquelles créer des commandes, puis sélectionner l'action Créer commande.
- L'application crée :
- une commande vente pour les allocations de type Vente,
- une commande achat pour les allocations de type Achat.
La création de cette commande met à jour le numéro de commande présent sur l'allocation associée.
Conditions de création :
- le statut doit être Confirmé,
- le champ N° commande doit être vide,
- la Quantité confirmée doit être renseignée.
Note
Les commandes seront regroupées par tiers, par numéro de document externe et par code vendeur/acheteur.
Consulter et modifier les échéances de commandes
Chaque commande primeur (vente ou achat) dispose d'un récapitulatif des échéances d'acompte :
- Accès : Dans la fiche commande, sélectionnez l'onglet Primeur ou utilisez la liste des Échéances d'acompte
- Modification : Vous pouvez ajuster la date et le pourcentage de chaque échéance selon le calendrier de paiement convenu
- Génération : Une fois les échéances validées, utilisez l'action Générer acomptes pour créer automatiquement les factures d'acompte
- Suivi : Le montant comptabilisé est suivi automatiquement lors de la création des factures
Note
Si le montant total de la commande change, les montants des échéances sont recalculés automatiquement à la réouverture de la page.
Edition de la proforma et des traites
Une fois les commandes créées et les allocations confirmées, vous pouvez générer les documents commerciaux :
Proforma
La proforma est un document commercial envoyé au client avant la facturation définitive :
- Contient les détails des articles VRAC et leurs prix
- Inclut les échéances d'acomptes
- Doit être signé par le client pour confirmation officielle
Traites
Les traites sont les instruments de paiement liés aux échéances d'acomptes :
- Générées automatiquement selon les échéances paramétrées
- Correspondent aux factures d'acompte
- Permettent le suivi des encaissements
Ces documents sont accessibles depuis la commande via l'action Imprimer ou Aperçu et peuvent être envoyés au client par email.
Mise à jour depuis les commandes
Lors de la modification de la quantité ou du prix unitaire sur les lignes de commande de vente, une mise à jour est faite automatiquement sur l'allocation associée.
Deux cas sont à distinguer selon les lignes présentes sur la commande :
- Lignes embouteillées avec instructions : calcul de la somme des quantités en équivalent bouteille (EQB) et mise à jour de l'allocation.
- Lignes VRAC : si les Paramètres Cap Vignes l'autorisent, mise à jour directe des informations de l'allocation, sinon la modification est bloquée.
Quand une ligne a déjà des instructions de mise, certaines modifications directes sur la ligne sont bloquées et doivent être réalisées depuis l'écran d'instructions.