Guide utilisateur
Principe de fonctionnement
Les règlements clients sont saisis sur la commande de vente. Les règlements sont comptabilisés en même temps que la facture. Pour cela, vous devez réaliser la facturation de la commande de vente. Les règlements sont automatiquement lettrés avec la facture.
Paramétrage
Configurer les modes de règlement acceptés
Seuls les modes de règlement que vous activez comme étant des règlements à la commande sont disponibles sur les commandes. Pour configurer ces modes, suivez ces étapes :
- Choisissez l'icône
, saisissez Modes de règlement. - Dans la liste des modes de règlement, sélectionnez un mode de règlement à activer.
- Si ce n'est déjà fait, renseignez un Type compte contrepartie (règlement à la commande) et un N° compte contrepartie (règlement à la commande).
- Dans le champ Règlement à la commande, choisissez Comptabiliser à la validation.
Répétez les étapes ci-dessus autant de fois que nécessaire pour activer tous les règlements que vous souhaitez rendre disponibles à la commande.
Configurer la souche de numéros des règlements
Lorsque vous installez l'application, une souche de numérotation pour les règlements est automatiquement créée. Si vous souhaitez la modifier,
- Choisissez l'icône , saisissez Paramètres ventes.
- Dans la page qui s'ouvre, modifiez la souche renseignée dans le champ N° règlements.
- Fermez la page.
Saisir un paiement depuis une commande vente
Depuis une commande de vente,
- Choisissez l'icône , saisissez Règlements.
- Dans la page Règlement document vente qui s'ouvre, sélectionnez la ligne correspondant au mode de règlement reçu.
- Saisissez dans le champ Montant le montant reçu. Si vous recevez plusieurs paiements avec un même mode de règlement (par exemple par carte bancaire), il peut être intéressant d'enregistrement chaque règlement séparemment pour facilitier ultérieurement le rapprochement bancaire. Pour ce faire, renseignez chaque montant séparemment dans les champs Montant, Montant 2, etc. Vous pouvez ainsi recevoir jusqu'à dix règlements pour un même mode de paiement.
- Fermez la page pour revenir sur la commande de vente.
- Sélectionnez l'action Valider et envoyer.
La boîte de dialogue Valider et envoyer s'ouvre et indique le mode d'envoi de documents par défaut du client. A l'issu de la validation, le règlement est comptabilisé et lettré à la facture.
Conseil
Vous pouvez aussi accéder aux règlements en sélectionnant le montant indiqué dans Montant payé sous les lignes de vente.
Saisir un paiement depuis une facture vente enregistrée
Depuis une facture vente enregistrée,
- Choisissez l'icône , saisissez Enregistrer règlements.
- Dans la page Règlement document vente enregistré qui s'ouvre, sélectionnez la ligne correspondant au mode de règlement reçu.
- Saisissez dans le champ Montant le montant reçu.
- Fermez la page et confirmez que vous souhaitez valider le paiement.
Le paiement est immédiatement comptabilisé et lettré avec la facture.
Utiliser la validation des règlements sur feuille
L'application supporte la validation différée des règlements. Vous pouvez exploiter cette fonctionnalité pour les règlements par chèque ou le paiement par virement par exemple.
Pour activer la validation différée sur une mode de règlement,
- Choisissez l'icône , saisissez Modes de règlement.
- Dans le champ Règlement à la commande, choisissez Comptabiliser sur feuille.
Une fois cette option activée, les règlements à la commande ne génèrent plus d'écritures comptables client. Pour comptabiliser les écritures comptables clients,
- Choisissez l'icône , saisissez Feuille règlement.
- Dans la barre d'actions, sélectionnez Proposer règlements à la commande.
- Dans la page qui s'ouvre, spécifiez vos options de filtre (par exemple sur le mode de règlement).
- Cliquez sur OK.
- De retour dans la feuille règlement, sélectionnez l'action Valider.
Consulter l'historique des règlements à la commande
Vous pouvez consulter l'ensemble des règlements comptabilisés à la commande en choisissant l'icône , puis en saisissant Règlements vente comptabilisés.
Questions fréquentes
Pourquoi le reste à payer est inférieur au montant de la commande ?
Lorsque vous enregistrez des paiements depuis une commande de vente, l'escompte est automatiquement déduit du reste à payer. Si vous enregistrez le paiement depuis une facture vente enregistrée, l'escompte est aussi déduit si le règlement intervient dans la période de validité de l'escompte.
Puis-je comptabiliser le règlement avant la facturation de la commande ?
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour le moment. Le règlement est uniquement comptabilisé au moment de la facturation de commande.
Comment modifier ou annuler un règlement après comptabilisation ?
Après comptabilisation d'un règlement, vous pouvez modifier le montant, le mode de règlement ou la date de comptabilisation du règlement.
Pour annuler un règlement depuis une facture vente enregistrée,
- Choisissez l'icône , saisissez Règlements enregistrés.
- Dans la page qui s'ouvre, sélectionnez la ligne correspondant au mode de règlement à annuler.
- Cliquez sur l'action Annuler.
Pour modifier un règlement depuis une facture vente enregistrée,
- Choisissez l'icône , saisissez Règlements enregistrés.
- Dans la page qui s'ouvre, sélectionnez la ligne correspondant au mode de règlement à modifier.
- Cliquez sur l'action Modifier.
- Dans la page qui s'ouvre, indiquez le nouveau montant et/ou la nouvelle date de comptabilisation et/ou le nouveau mode de règlement.
- Cliquez sur l'action Valider pour enregistrer les modifications.
Est-il possible de renseigner un numéro de chèque associé à un règlement ?
Vous pouvez renseigner un numéro de document externe pour chaque règlement. Ce numéro est transmis dan les règlements vente enregistrés et dans les écritures comptables clients.
Par défaut le champ est visible uniquement pour le premier règlement de chaque mode de règlement. Utilisez la fonction Personnaliser pour l'ajouter pour des règlements supplémentaires.