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Azure AI - Reconnaissance de factures

Ce service vous permet de reconnaître des factures achats au format PDF ou image, et d'extraire les informations clés pour les intégrer en tant que facture d'achat dans Business Central.

Configurer un partenaire Azure AI

  1. Choisissez l'icône , saisissez Partenaires.

  2. Dans la liste des partenaires, cliquez sur Nouveau.

  3. Donnez un Code et un Nom à votre partenaire, par exemple AZURE.AI.

    Configurer le partenaire

  4. Dans la section Type de messages, ajoutez une ligne configurée ainsi :

    • Type de message : Facture
    • Format d'import : Azure AI - Reconnaissance de factures

  5. Dans le champ Protocole d'import, choisissez celui qui convient à vos usages.

    Note

    A défaut, vous pouvez aussi choisir d'importer les fichiers manuellement à partir de la page Documents EDI entrants.

  6. Cochez la case Activé.

Configurer les fournisseurs

Pour chaque fournisseur avec lequel vous comptez recevoir des factures traitées par Azure AI, renseignez les champs de la partie Reconnaissance de documents.

Compte dans lesquels enregistrer les factures

Le champ Niveau de détails permet de spécifier la quantité d'informations à extraire des factures : selon que vous vouliez récupérer uniquement le montant global de la facture, ou bien les détails des lignes de facture.

Important

Plus le niveau de détails demandé est élevé, plus la qualité de la structure de la facture doit être bonne pour obtenir des résultats satisfaisants.

Niveau de détails Description
Total uniquement Seul le montant total de la facture est extrait. Les lignes de la factures ne sont pas interprétées. Vous obtenez une facture avec une seule ligne qui comprend le montant total de la facture.
Total (détail des lignes en commentaire) Similaire au Total uniquement avec comme différence que la description des lignes est ajoutée en commentaire dans le document.
Détail des lignes (compte par défaut) Chaque ligne de la facture est interprétée donnant lieu à une ligne dans la facture d'achat. Toutes les lignes sont imputées sur le compte par défaut du fournisseur. Les lignes sans quantité ni prix sont interprétées comme des commentaires.
Détail des lignes (rechercher les articles) Similaire au Détail des lignes (compte par défaut) avec comme différence qu'une recherche de référence article est faite si la facture en contient une. A défaut de trouver une correspondance, le compte par défaut du fournisseur est utilisé.
Paramètres avancés OCR Cf. Paramètres avancés

Enfin, renseignez le N° identifiant intracommunautaire du fournisseur. Ce numéro est utilisé pour faire le lien entre la facture reconnue et le fournisseur.

Paramètres avancés

La reconnaissance des documents est une fonctionnalité qui peut être utilisée dans la majeure partie des cas sans configuration particulière. Toutefois, certains fournisseurs peuvent présenter des canevas factures qui représentent un challenge pour la reconnaissance automatique.

Pour ces cas particuliers, vous pouvez configurer des paramètres avancés pour affiner la reconnaissance des documents. Dans quels cas pouvez-vous être amenés à utiliser ces paramètres ? Par exemple, il peut arriver que le logiciel reconnaisse le montant TTC de la facture comme étant le montant HT. Vous pouvez alors configurer que le montant TTC provient sur SubTotal et non du champ InvoiceTotal.

Pour ajouter un nouveau paramètre avancé puis l'associer aux fournisseurs concernés :

  1. Choisissez l'icône , saisissez OCR - Paramètres avancés.

  2. Créez un enregistrement pour la configuration spécifique que vous souhaitez utiliser.

    Configuration des paramètres avancés de l'OCR

  3. Associez le code créer aux fournisseurs concernés en renseignant le champ Paramètres avancés OCR dans la fiche fournisseur.

Questions fréquemment posées

Comment est fait le lien avec le fournisseur ?

Si la facture contient le N° identifiant intracommunautaire du fournisseur, alors le lien se fait via ce numéro. Il est ainsi important de le renseigner sur la fiche fournisseur. A défaut, le lien est fait sur la base du nom du fournisseur. Toutefois, cette information est moins fiable et peut entraîner plus facilement des échecs de correspondance.

Quelles sont les informations de la facture qui sont extraites ?

Les informations suivantes sont extraites de l'en-tête de facture :

  • Numéro de facture du fournisseur
  • Date de facture
  • Date d'échéance
  • Montant TVA
  • Montant TTC
  • Devise

Les informations suivantes sont extraites des lignes de facture :

  • Référence article
  • Désignation
  • Quantité
  • Prix unitaire
  • Montant TVA
Important

Ces données sont extraites si elles ont été reconnues. Si certaines informations ne sont pas présentes sur la facture, elles ne seront pas renseignées dans Business Central.

Comment sont traitées les lignes de facture ?

Les lignes de facture sont traitées selon le niveau de détails renseigné sur le fournisseur.

Comment sont distinguées les factures et avoirs ?

Le système ne permet pas aujourd'hui de distinguer les factures des avoirs. Si vous souhaitez traiter des avoirs, vous pouvez configurer un second type de message nommé Avoir dans la fiche partenaire et configurer une protocole d'import différent des factures (par exemple un dossier spécifique dans Azure File Storage).