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Comptabiliser dans Business Central

Vue d'ensemble

Les opérations réalisées avec les caisses peuvent s'intégrer dans les différents modules de Business Central.

Vous disposez de plusieurs modes de comptabilisation dont le choix dépend de votre usage de CAP Caisse et de Business Central.

Méthode de comptabilisation

Depuis la page des Paramètres CAP Caisse, vous pouvez spécifier le Mode de comptabilisation. Deux options s'offrent à vous :

  • La comptabilisation sur Feuilles : Dans cette configuration, les mouvements de stocks sont validés depuis une feuille article et les mouvements financiers (tickets, règlements) depuis une feuille comptabilité. Pour plus d'informations sur cette méthode de comptabilisation, consultez le paragraphe Comptabilisation sur feuilles.

  • La comptabilisation sur Documents vente : Dans cette configuration, les tickets (vente + mouvements de stock) sont validés depuis une facture vente et les autres mouvements financiers (OD de caisse, règlements) depuis une feuille comptabilité. Cette méthode est moins performante que la comptabilisation sur feuilles mais peut vous permettre d'exploiter des fonctionnalités fournies par d'autres applications dans le module des ventes de Business Central. Pour plus d'informations sur cette méthode de comptabilisation, consultez le paragraphe Comptabilisation sur documents ventes.

Comptabilisation sur feuilles

La comptabilisation sur feuilles utilise deux traitements distincts : l'un pour les mouvements financiers, l'autre pour les mouvements de stock.

Si vous utilisez le module de comptabilité de Business Central, vous pouvez transférer vos données de caisse en comptabilité. Cette opération se réalise en quelques étapes :

  1. Choisissez et tapez Transférer les écritures de caisse vers une feuille comptabilité.
  2. Dans la page qui s'ouvre, renseignez le Modèle feuille et le Nom de la feuille comptabilité dans laquelle injecter les écritures.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Lorsque le traitement est terminé, répondez Oui pour ouvrir la Feuille comptabilité remplie.
  5. Dans la page qui s'ouvre, cliquez sur l'action Valider.

Si vous utilisez le module de gestion de stocks de Business Central, vous pouvez transférer vos ventes et retours dans le stock de vos magasins. Cette opération se réalise en quelques étapes :

  1. Choisissez et tapez Transférer les écritures de caisse vers une feuille article.
  2. Dans la page qui s'ouvre, renseignez le Modèle feuille et le Nom de la feuille article dans laquelle injecter les mouvements.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Lorsque le traitement est terminé, répondez Oui pour ouvrir la Feuille article remplie.
  5. Dans la page qui s'ouvre, cliquez sur l'action Valider.
Important

CAP Caisse ne prend pas en charge l'intégration des stocks avec des magasins nécessitant l'utilisation de feuilles entrepôt. Par ailleurs, si vos articles nécessitent de la traçabilité ou des emplacements de stock, vous devrez renseigner ces informations manuellement avant de valider la feuille article générée.

Comptabilisation sur documents de vente

La comptabilisation sur documents de vente utilise un seul traitement. Pour l'exécuter :

  1. Choisissez et tapez Transférer les écritures de caisse vers une feuille comptabilité.
  2. Dans la page qui s'ouvre, renseignez le Modèle feuille et le Nom de la feuille comptabilité dans laquelle injecter les écritures qui n'iraient pas sur un document vente.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Lorsque le traitement est terminé, répondez Oui pour ouvrir la Feuille comptabilité remplie.
  5. Dans la page qui s'ouvre, cliquez sur l'action Valider.
  6. Rendez-vous dans la page des Factures vente et validez les documents créés.
  7. Rendez-vous dans la page des Avoirs vente et validez les documents créés.
Attention

Si vous comptabilisez les tickets sur factures, les documents apparaissent en double dans l'historique du client de la caisse.

Lettrer automatiquement les ventes avec les règlements

Le lettrage des ventes avec les règlements clients réalisés via CAP Caisse peut être automatisé. Pour exécuter le lettrage automatique :

  1. Choisissez et tapez Lettrer les écritures clients créées par les écritures caisse.
  2. Dans la page qui s'ouvre, cliquez sur OK.

Vous pouvez également choisir de planifier l'exécution du traitement, auquel cas :

  1. Choisissez et tapez Configuration assistée.
  2. Sélectionnez l'assistant Configurer CAP Caisse.
  3. À l'étape d'automatisation, activez l'automatisation de la tâche Lettrer les écritures clients.

Automatisation des traitements

Au fur et à mesure de votre utilisation de CAP Caisse, vous souhaiterez peut-être automatiser le transfert des mouvements financiers et de stock. Pour ce faire, vous pouvez tout d'abord choisir de ne plus passer par une validation manuelle. Pour cela, utilisez le champ Valider immédiatement dans les traitements Transférer les écritures de caisse vers une feuille comptabilité et Transférer les écritures de caisse vers une feuille article. Vous pouvez également choisir de planifier l'exécution du traitement, auquel cas :

  1. Choisissez et tapez Configuration assistée.
  2. Sélectionnez l'assistant Configurer CAP Caisse.
  3. À l'étape d'automatisation, activez l'automatisation de la tâche Transférer en comptabilité et Transférer les mouvements de stock.

Comptabiliser en temps réel

Par défaut, la synchronisation d'une caisse avec Business Central n'entraîne pas immédiatement la comptabilisation des écritures. Il est laissé à votre discrétion de lancer manuellement les traitements de comptabilisation ou de les planifier dans la file d'attente des travaux.

Toutefois, vous pouvez décider de vouloir comptabiliser les écritures pendant la synchronisation avec les caisses. Pour activer cette option, rendez-vous dans la page Paramètres CAP Caisse et cochez le champ Valider pendant la synchronisation.

En activant cette option, la synchronisation d'une caisse avec CAP Caisse entraîne la validation des écritures en temps réel. Vous devez prendre ces aspects en considération en activant cette fonctionnalité :

  • La synchronisation prend plus de temps.
  • Les erreurs de validation sont transmises directement à la caisse.
  • La synchronisation est davantage susceptible de rencontrer des verrouillages de tables, notamment si plusieurs caisses se synchronisent au même moment.